2010年03月31日

ホウレンソウの無意味さ

件名のホウレンソウは仕事でよく使われているホウレンソウを意味している。

ホウレンソウとは、ある集団において情報を共有し、物事を滞りなく
進行するために必要と考えられているもの。


ホウ: 報告
レン: 連絡
ソウ: 相談


これらを適宜行えば、確かに問題は抑えられる。

そして、私は最近、心がけていることは
『ホウレンソウをしないこと』と『メールを使わないこと』の2点だ。正確に書くと、相談は必要に応じてするけど、ここでは一括りで書いた。

いままでの会社で先輩から何度か『ほうれん草』をしようねと言われたことがある。
もちろん、言われるまでもなくしてきたつもりだし、きちんと報告していると言われてもいた。

でもちょっと疑問がここで浮かんだ。


ほうれん草(ここからはこう書く)をしようと思えば、メールは一つの有用な手段になる。
ただ、ほうれん草をしないなら、メールの重要度はその分下がることは分かるとおもう。


私が、先述の2点を意識し始めた理由は、
これらにかける時間的コストおよび労力が無駄だと感じたためだ。


時間的コストは目に見えない。なので、正確に測ることはできないけど、
メールについては、PC の横に時計を置いて、意識して記録するようにすれば
ある程度わかる。

ここで色々データもつけてきちんと説明するつもりはなく、
私はただの民間人なのでこうしようという決意を自分の為にここに書いているだけだ。


ほうれん草は、考えてみると効果を上げるときもあるが、大抵は他の情報に埋もれる。
今の時代を考えると情報が多すぎる。



そして、ほうれん草を要求している人は、それによって引き起こされるミスを恐れている人、
全体を多く把握しておくことで可能となる役割を欲しがっている人だと思う。



情報を多く把握しておきたいことが目的なのではなく、把握しておくことで得られる地位であったり、
誰かとのコネクションであったりと他のことが理由なことが多い。


つまり、それらを求めない人の集まるグループでは無闇やたらに情報を出す必要はなくなるし、
自分は今そういうグループにいる。


情報を多く把握することと、必要なことを把握することは違う。



必要ならば自分からきけばいいだけで、相手にわざわざ必要かどうかまだ分からない情報を
先に送らせる必要はない。


よく聞かれるような質問、いわゆるFAQ はマニュアルとしてまとめておけばいいだけで、
先に想定して書くよりも、聞かれてから作った方が質の良いマニュアルができるし、
効率がいい。



ほうれんそうを実施するためには、電話をかけたり、メールをしたり、
資料を作ったりとなる。特に報告書なんて、とんでもなく暇だ。



いつも決まったフォーマットに記述して、読まれるか分からない文章を誤字・脱字に注意しながら
読みやすさも意識して作成する。さらには写真や図を作成・載せたりするのだから、
これらの作業を考えると結構な時間を浪費していることを想像できる。

本題以外の作業に対する生産性がかなり悪いことが想像出来る。



それぞれが自主的に動ける仲間の集まりであるグループなら、こういった無用な気遣いは極力
排除したいと思うだろう。


メールも同様だ。特に共有のためのメールは、ちょっと添付ファイルを更新しただけで
似たようなメールが再送され、検索しづらさに拍車をかける。



間違いメールなどのリスクも有り、ほんとに届いたのかも気になり、心理的コストも結構ある。
メールは社交辞令的な部分が本題の50%くらい含んでいるんじゃないかと思うことは他人のメールをみてて、
感じることがある。

メールでは何げないコメントが想定以上に冷たい印象を与えてしまうこともあり、
チョコレートでコーティングしたものをさらにオブラートに包んだりする。
相手によって、言葉遣いにも気をくばったりする。日本語のメールならなおさらだ。

これらにかける時間とそれを繰り返すことの生産性の低さ、今後も続けていくのかと思うと
かなり重い気分にさせられた。


他にも色々と考えられるが、メリットをいくつかあげて考えても
どうやっても自分のいまの仕事仲間との環境や仕事の仕方にはデメリットのほうが多い。


ということでしばらくやめてみることにした。
posted by maplewine at 17:30| Comment(0) | TrackBack(0) | freedom | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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